Praxis gründen in Deutschland: Fahrplan und Checkliste mit allen Fristen

Der Fahrplan: vom Entschluss zur Eröffnung

Mit einer Privatpraxis oder einer Physiotherapiepraxis schaffen Sie die Gründung in sechs bis zwölf Monaten. Wer einen Kassensitz übernehmen will, sollte mit zwölf bis 18 Monaten rechnen, weil Ausschreibungen und Sitzungstermine des Zulassungsausschusses den Takt vorgeben.

Approbation, Erlaubnis und Kammer

Grundlage jeder Praxis ist die staatliche Berufszulassung. Danach unterscheiden sich die drei Berufe deutlich:

• Kammer: Die Mitgliedschaft entsteht kraft Gesetz, die Anmeldung müssen Sie selbst machen. Die Frist steht im Heilberufe-Kammergesetz Ihres Landes und beträgt meist einen Monat nach Aufnahme der Tätigkeit, in einzelnen Ländern weniger.
• Gesundheitsamt: In manchen Ländern müssen Sie den Beginn der selbstständigen Tätigkeit zusätzlich dem Gesundheitsamt am Praxissitz anzeigen, z. B. in Hessen binnen eines Monats (§ 12 HGöGD) oder in Bayern. Das gilt dort oft auch für Physiotherapeut:innen. Fragen Sie beim Gesundheitsamt nach.
• Psycholog:innen ohne Approbation dürfen Heilkunde nur mit einer Heilpraktikererlaubnis (beschränkt auf Psychotherapie) ausüben und nicht mit der GKV abrechnen.

Kassenzulassung, Bedarfsplanung oder Privatpraxis

Ärzt:innen und Psychotherapeut:innen: KV-Zulassung

Für die Behandlung gesetzlich Versicherter brauchen Sie eine Zulassung des Zulassungsausschusses Ihrer Kassenärztlichen Vereinigung (§ 95 SGB V). Voraussetzung ist der Eintrag ins Arztregister. Ob ein Sitz frei ist, bestimmt die Bedarfsplanung: Liegt der Versorgungsgrad einer Arztgruppe in einem Planungsbereich um 10 % oder mehr über dem Bedarf, gilt Überversorgung und der Bereich wird gesperrt (§§ 101, 103 SGB V). Dann kommen Sie meist nur über die Nachbesetzung eines ausgeschriebenen Sitzes hinein, bei der der Ausschuss unter den Bewerber:innen auswählt.

• Fristen: Der Zulassungsausschuss tagt in festen Abständen. Vollständige Anträge müssen rechtzeitig vor der Sitzung vorliegen; Termine und Abgabefristen veröffentlicht Ihre KV.
• Nachweise: Mit dem Antrag legen Sie die Versicherungsbescheinigung für die Berufshaftpflicht vor (§ 95e Abs. 3 SGB V).
• Start: Im Zulassungsbeschluss legt der Ausschuss fest, bis wann Sie die Tätigkeit aufnehmen müssen (§ 19 Abs. 2 Ärzte-ZV).

Physiotherapeut:innen: Zulassung nach § 124 SGB V

Eine Bedarfsplanung gibt es für Heilmittel nicht. Die Arbeitsgemeinschaft der Landesverbände der Krankenkassen und der Ersatzkassen erteilt die Zulassung, wenn Sie die Berufserlaubnis haben, die Praxis zweckmäßig ausgestattet ist und Sie die Verträge nach § 125 SGB V anerkennen. Der bundesweite Vertrag verlangt unter anderem mindestens 23 m² Therapiefläche (ein Bereich mit 15 m², einer mit 8 m²) und eine lichte Raumhöhe von 2,40 m. Dem Antrag legen Sie Mietvertrag, Raumskizze mit Flächen und eine Geräteliste bei.

Die Alternative: Privatpraxis

Ohne Zulassung behandeln Sie Privatversicherte, Beihilfeberechtigte und Selbstzahler:innen und rechnen nach GOÄ bzw. GOP ab. Das geht schneller, verlangt aber ein klares Angebot und gute Sichtbarkeit. Mehr dazu in den Leitfäden Privatpraxis eröffnen, psychotherapeutische Praxis gründen und Physiotherapiepraxis gründen. Psycholog:innen ohne Approbation rechnen privat ab, siehe psychologische Praxis gründen.

Versicherungen: Haftpflicht, Altersvorsorge, Krankenversicherung, BGW

• Berufshaftpflicht: Für Ärzt:innen und Psychotherapeut:innen schreiben Kammergesetz und Berufsordnung sie vor; ohne ausreichende Versicherung kann bei Ärzt:innen sogar das Ruhen der Approbation angeordnet werden (§ 6 Abs. 1 Nr. 5 BÄO). Mit Kassenzulassung gilt die Mindestsumme von 3 Mio. € je Versicherungsfall. Physiotherapeut:innen sollten nicht darauf verzichten, auch wenn kein Gesetz eine Summe nennt.
• Versorgungswerk: Ärzt:innen sind Pflichtmitglied im Versorgungswerk ihrer Landesärztekammer. Für Psychotherapeut:innen gibt es je nach Land ein eigenes Versorgungswerk oder den Anschluss an das eines anderen Landes; Ihre Kammer sagt Ihnen, welches zuständig ist.
• Rentenversicherung (Physiotherapie): Selbstständige Physiotherapeut:innen, die keine versicherungspflichtigen Angestellten haben, sind in der Regel rentenversicherungspflichtig (§ 2 Satz 1 Nr. 2 SGB VI). Die Meldung bei der Deutschen Rentenversicherung muss binnen drei Monaten erfolgen (§ 190a SGB VI).
• Kranken- und Pflegeversicherung: Als hauptberuflich Selbstständige sind Sie nicht mehr pflichtversichert (§ 5 Abs. 5 SGB V). Waren Sie gesetzlich versichert, läuft die Versicherung automatisch als freiwillige Mitgliedschaft weiter, außer Sie treten nach Hinweis der Kasse binnen zwei Wochen aus und weisen eine andere Absicherung nach (§ 188 Abs. 4 SGB V). Die Pflegeversicherung folgt Ihrer Krankenversicherung. Denken Sie an ein Krankentagegeld.
• BGW: Ihre Praxis ist Mitglied der Berufsgenossenschaft für Gesundheitsdienst und Wohlfahrtspflege. Die Anmeldung muss binnen einer Woche nach Eröffnung erfolgen (§ 192 SGB VII), auch ohne Angestellte. Angestellte sind dann automatisch unfallversichert. Selbstständige Physiotherapeut:innen sind selbst pflichtversichert (§ 2 Abs. 1 Nr. 9 SGB VII); Ärzt:innen und Psychotherapeut:innen sind ausgenommen (§ 4 Abs. 3 SGB VII) und können sich freiwillig versichern.

Finanzamt: freiberuflich, ohne Gewerbe

Ärzt:innen und Krankengymnast:innen bzw. Physiotherapeut:innen sind ausdrücklich als freie Berufe genannt (§ 18 Abs. 1 Nr. 1 EStG), Psychotherapeut:innen gelten als ähnlicher Beruf. Sie melden deshalb kein Gewerbe an und zahlen keine Gewerbesteuer. Stattdessen zeigen Sie die Aufnahme der Tätigkeit dem Finanzamt an: mit dem Fragebogen zur steuerlichen Erfassung, elektronisch über ELSTER, binnen eines Monats (§ 138 Abs. 1, 1b und 4 AO). Danach erhalten Sie Ihre Steuernummer.

Heilbehandlungen von Ärzt:innen, Physiotherapeut:innen und ähnlichen Heilberufen sind umsatzsteuerfrei (§ 4 Nr. 14 Buchst. a UStG). Dafür können Sie die Vorsteuer aus Ihren Einkäufen in der Regel nicht abziehen. Rechnen Sie Ausstattung, Umbau und Website also brutto.

Räume: Nutzungsänderung, Barrierefreiheit, Hygiene

• Nutzungsänderung: Wird aus einer Wohnung oder einem Laden eine Praxis, ist das oft eine genehmigungspflichtige Nutzungsänderung nach der Bauordnung Ihres Landes. In Städten mit Zweckentfremdungsverbot, etwa Berlin, Hamburg oder München, brauchen Sie für Wohnraum zusätzlich eine Genehmigung. Klären Sie beides vor der Unterschrift und lassen Sie sich die Nutzung als Praxis im Mietvertrag zusichern.
• Barrierefreiheit: Die Landesbauordnungen verlangen bei öffentlich zugänglichen Gebäuden im Neubau und bei größeren Umbauten Barrierefreiheit. Bei der Nachbesetzung eines Kassensitzes zählen die Belange von Menschen mit Behinderung zu den Auswahlkriterien (§ 103 Abs. 4 SGB V). Für Physiotherapiepraxen sollen neue Räume nach dem Vertrag mit den Kassen barrierefrei zugänglich sein, und das Verzeichnis der GKV weist das aus.
• Hygiene: Als Praxisleitung sind Sie dafür verantwortlich, dass die Hygiene dem Stand der Wissenschaft entspricht (§ 23 Abs. 3 IfSG). Für Praxen mit invasiven Eingriffen schreiben viele Länder Hygienepläne vor.

Datenschutz und Schweigepflicht

• Besonders geschützte Daten: Gesundheitsdaten fallen unter Art. 9 DSGVO, dazu kommt die Schweigepflicht (§ 203 StGB). Ein Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten (Art. 30 DSGVO) brauchen Sie auch als Einzelpraxis.
• Datenschutzbeauftragte:r: Pflicht, wenn in der Regel mindestens 20 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind oder eine Datenschutz-Folgenabschätzung nötig ist (§ 38 BDSG).
• Dienstleister: Verträge zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO) mit Praxissoftware, Online-Terminbuchung, Hosting und IT-Betreuung.
• Dokumentation: Die Patientenakte bewahren Sie mindestens zehn Jahre nach Abschluss der Behandlung auf (§ 630f Abs. 3 BGB).
• Telematikinfrastruktur: Vertragspraxen sind an die TI angebunden (E-Rezept, eAU, ePA). Heilmittelerbringer müssen bis 1. Oktober 2027 angeschlossen sein; Heilmittel werden ab 1. Januar 2027 elektronisch verordnet (§ 360 SGB V).

Früh online gehen

Die meisten Patient:innen suchen ihre Praxis online, Privatpatient:innen und Selbstzahler:innen erst recht. Beginnen Sie drei bis sechs Monate vor der Eröffnung:

• Domain und E-Mail: kurze, gut buchstabierbare Domain und eine Adresse wie praxis@ihre-praxis.de.
• Website: Was Patient:innen suchen, steht in 12 Dinge für Ihre Praxis-Website; was sie kostet, im Kostenvergleich.
• Impressum und Pflichtangaben: Die Anforderungen unterscheiden sich je nach Beruf – für Ärzt:innen, Physiotherapeut:innen, Psycholog:innen und Psychotherapeut:innen. Den Text erstellt der Impressum-Generator.
• Werbung: Was erlaubt ist, regeln Berufsordnung und Heilmittelwerbegesetz – siehe die Beiträge für Ärzt:innen, Physiotherapie, Psychologie und Psychotherapie.
• Google-Profil: anlegen und bestätigen, sobald die Adresse feststeht – Schritt für Schritt im Beitrag zum Google-Profil.

Die Checkliste zum Abhaken